Studio commercialista 30 dipendenti Amministrazione / Finance

Fatturazione automatica × 3000 clienti/mese

La sfida

Studio commercialista emette mensilmente 3000+ fatture su 200 clienti. Processo manuale, errori ricorrenti, 40 ore/mese di lavoro junior bloccato sulla mansione.

La soluzione

Approccio: integrazione del gestionale chiuso via browser automation, workflow di validazione human-in-the-loop sulle anomalie, invio massivo PEC schedulato. Decisioni chiave: validazione manuale solo su scostamenti rispetto agli standard del cliente, log audit completo per riconciliazione.

Risultati

  • ⏱️-40h/mese
  • ⚠️-98% errori
  • 💰ROI in 4 mesi
  • 📈+50% capacity senza assunzioni

Stack tecnico

  • Browser automation
  • Piattaforma workflow self-hosted
  • OCR
  • API webmail PEC

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Contesto e vincoli

Il gestionale verticale per studi commercialisti utilizzato dal cliente non espone API pubbliche. Ogni fattura richiedeva apertura manuale, compilazione campo per campo, esportazione PDF e invio PEC singolo.

Approccio progettuale

L’audit iniziale ha identificato i 5 step ripetitivi consumatori del 90% del tempo. Per ognuno, valutate tre opzioni: browser automation, accesso al database sottostante (vietato dalla licenza), o handoff manuale. Scelta finale ibrida: browser automation per i casi standard, fallback a notifica utente per anomalie.

Validazione e maintenance

Pre-go-live: dual-run di 30 giorni con confronto output manuale vs automatico. Post-go-live: monitoring automatico delle eccezioni, retry intelligente, alert Telegram al primo segnale di drift del DOM del gestionale (problema noto delle browser automation).